Sommes-nous submergés par les outils digitaux ?

La période actuelle et l’accélération de la transformation digitale des individus nous incitent à une forme de boulimie sur les outils digitaux. C’est de plus en plus une opinion qui fait son chemin chez pas mal de professionnels du digital. On y cherche souvent l’outil qui fait tout du ♪ au plafond. Retour sur l’état d’esprit pour adopter le bon outil.

Trop d’outils digitaux, tuent les outils digitaux ?

Rien n’est moins sûr, sauf chez ceux qui se sentent submergés par la vague d’enthousiasme que suscite la découverte de certaines applications pépites. Le distanciel imposé dans les relations professionnels rendent la profusion des outils digitaux complexe. Et certains s’y perdent. Les outils numériques sont devenus un forme inéluctable pour les entreprises pour accélérer leurs transformations numériques et optimiser leur productivité dans les workflows. Ce sont les APP, ou applications qui tentent de s’intégrer dans les schémas organisationnels des entreprises. Le fichier excel avec la todo / worklist n’a plus lieu d’être. Les réunions paperboard et post it meeting sont relégués au rang des méthodes désuets à l’ère du travail distanciel… Bienvenue dans le monde des APPS.

outils digitaux

Un outil = une mission ?

La principale difficulté dans l’intégration d’un outil auprès des collaborateurs est de bien baliser la mission de ce dernier. On laisse souvent le collaborateur seul devant l’usage quotidien que l’on tente de lui faire intégrer. Or, il doit comprendre son intérêt et la finalité de l’outil dans la collaboration d’entreprise. Et il faut une pratique quotidienne, et souvent accompagnée dans les premiers instants pour faciliter ce réflexe d’usage dans l’outil digital. Ne jamais perdre de vue la finalité des outils : excel c’est un tableur pour calculer des variables, pas un gestionnaire des tâches. powerpoint est un logiciel de présentation, pas un livre des procédures. Combien d’entre vous pense savoir utiliser certains outils à 100% de leurs capacité ?

Vision des outils digitaux

Avec l’avènement des outils collaboratifs et en ligne, la dimension des outils digitaux changent de vision. Les outils ne sont plus attachés à une tâche, mais ils doivent répondre à toutes les complexités de la gestion des workflow. Le choix des interfaces plus ou moins UX devient un point stratégique pour la bonne compréhension des usages des outils digitaux. Pas simple alors de choisir l’outil qui satisfasse tout vos collaborateurs.

Lors d’une réunion d’onboarding, un jour, un de mes associés a voulu imposer Slack comme outil de communication auprès d’un comité de travail, pourtant très averti sur les questions digitales. Tout le monde connaissait et avait déjà pratiqué l’outil, mais le résultat a été catastrophique : personne ne communiquait dans les canaux de l’outil. L’un des membres s’était fait même écho en disant : « ya personne, ici en fait ? Et voilà un outil collaboratif tué dans l’oeuf avant même d’exister. Il aurait mieux valu faire travailler le dit comité sur ses besoins et ses attentes avant d’imposer un modèle qui ne correspondait pas.

Comment intégrer un outil digital dans le processus de travail ?

Pas de solution miracle, mais il est clair que les managers et les boss ont une responsabilité importante dans l’exemplarité de l’usage des outils digitaux. Ils ne peuvent pas se défausser en délégant les usages à leurs collaborateurs. L’intérêt pour ces derniers est de suivre les exemples, ou les leader d’opinions de l’entreprise. Sans cela, l’adhésion reste sporadique et abouti généralement à un échec d’usage. Il y a une forme de mimétisme de la part des collaborateurs. Si mon boss n’y va pas ou n’utilise pas l’outil digital, pourquoi je m’embêterai à faire des choses qui ne soient pas vues par ceux qui vont m’évaluer, juger de mon travail. Montrez l’exemple est la meilleure méthode pour réussir cette intégration.

Après, la vrai question dans le choix d’un outil collaboratif est de savoir s’il est connectable aux autres outils en place. En effet, à l’ère des API, il est quasi devenu indispensable de favoriser les outils numériques qui ont une prise de connection #plug&play. Pourquoi ? C’est simple, les collaborateurs y verront un intérêt dans l’usage des nouveaux outils si vous montrer les bénéfices et les évolutions vs les outils qu’ils avaient avant. Et dont ils sont entièrement satisfait à priori. Ca les rassure et vous permet d’assumer la transition plus facilement.

Simples, Collaboratifs et Connectables sont les critères clés des outils digitaux

Et c’est pour cela que les applications de whiteboard ou tableau blanc sont en train de devenir une référence dans la digitalisation des processus de travail. La distanciation des points de contacts dans l’entreprise, à travers les applications de vision conférence engendre une lassitude dans la productivité des collaborateurs. Il est important que tous les collaborateurs de l’entreprise se sentent utiles dans les réunions « digitales » et aient le sentiment de faire quelques choses. Sinon, le décrochage est systématique. Il faut les mettre en action. Et les applications de White Board sont idéales pour engendrer un maximum d’interactivité et de contributions auprès des collaborateurs.

Outils digitaux - Miro l'application whiteboard de référence

Miro, que j’utilise quotidiennement avec mes équipes et avec les étudiants, est une preuve avérée que ces outils sont en train de devenir des méta outils digitaux. Et dans un monde, où la distance devient la norme, il faut trouver les outils digitaux qui créent cette connivence numérique. L’agilité devient la qualité de base (ou softskill) pour tous les collaborateurs. Vous pouvez trouver un autre article sur ce sujet ici.

Face à la submersion des outils digitaux, nous avons simplement besoin de faire le tri entre les applications qui peuvent améliorer nos contributions collectives et les workflow. Pas d’outils digitaux dominant par défaut, mais des usages qui doivent s’adapter aux nouvelles règles du jeu de nos économies.

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